Com certeza você já passou pela situação de precisar de um sistema de impressão para seu negócio. Sejam servidores, multifuncionais, Xerox ou simplesmente impressoras. Mas, afinal, qual a melhor decisão a ser tomada? Alugar ou comprar?
Esta é uma dúvida que bate na cabeça de qualquer CEO de empresa de pequeno, médio ou grande porte. É preciso analisar as vantagens e desvantagens de cada método de aquisição para se ter uma leitura do cenário para a tomada de decisão. Para isso, vamos analisar alguns pontos.
Como escolher entre locação ou compra
Como os custos de se investir na compra desses equipamentos podem ser bastante altos, é necessário colocar todos os gastos na ponta do lápis antes de tomar uma decisão. É importante lembrar que os gastos com a compra não terminam após o pagamento final do equipamento. Na verdade, tudo passa pelo custo-benefício, no qual você precisa identificar o retorno financeiro que o equipamento vai lhe trazer durante e depois sua aquisição. Considere, ainda, o valor de manutenção, tempo estimado de vida útil, valor de revenda e frequência de uso. Vamos falar sobre alguns desses itens.
Planejamento financeiro
A primeira orientação é que você obedeça à risca o seu planejamento financeiro. Seus investimentos precisam ser sustentáveis e não podem sair da curva estipulada de acordo com suas previsões estratégicas. Um investimento mal feito pode impactar em outro prioritário, não é verdade?
Porte empresarial e projeção
Independentemente se sua empresa está buscando expansão ou se está focada em enxugar processos, ela precisa reduzir custos para poder investir em processos de seu core business para ter um retorno futuro. Portanto, o custo-benefício de um aluguel pode ser mais vantajoso, sendo talvez mais importante investir em equipamentos ou projetos de retorno mais rápidos.
Período da necessidade
Esse é o critério de avaliação mais simples. Se o projeto no qual você necessita do equipamento demanda um período de uso curto ou determinado, a locação se mostra mais vantajosa. Por falar em vida útil, este é o nosso próximo item.
Vida útil do bem
Aqui é matemática simples: conta-se a garantia do produto mais a durabilidade estimada sobre o custo mensal do bem, considerando também o período da necessidade. Ou seja: se o produto tem uma durabilidade de 2 anos e custa 48 mil Reais, seu gasto mensal será de 2 mil Reais. Então, se você fizer um contrato de locação por 2 anos que o custo seja inferior a este valor, então faça a locação. Agora, se for superior, é um indício de que deve realizar a compra.
Valor de revenda e depreciação
Para calcular o valor, veja o prazo de vida útil do equipamento e projete a taxa de depreciação pelo tempo que pretende ficar com o equipamento. A Receita Federal apresenta uma tabela para alguns equipamentos. Verifique! Não esqueça também de incluir a porcentagem do Imposto de Renda sobre as prestações de compra.
Custo de manutenção
Qualquer equipamento, seja ele novo, de ponta ou antigo, pode requerer manutenção ao longo do tempo. Essa manutenção corretiva ou preventiva deve ser considerada no momento de sua aquisição. Logo, se no caso de contrato de locação, estas manutenções forem previstas, será uma boa vantagem em relação à compra.
O maior benefício é na reposição de peças. Quem não passou pela necessidade de trocar uma peça danificada e ter que esperar o serviço autorizado trocar ou receber a péssima notícia de que ela não é mais fabricada? Em um contrato, a locadora proprietária deve repor imediatamente pelo mesmo equipamento ou superior conforme acordado em contrato.
Vantagens e desvantagens de alugar ou comprar equipamentos
Para as Finanças e Investimentos
Ao comprar um equipamento, além do custo de aquisição, há também o fato dele ter que fazer parte do mobiliário da empresa e, obrigatoriamente, ter que ser lançado como ativo. Isso limita o volume de crédito futuro frente às instituições financeiras e gera aumento de seguros patrimoniais. Em contrapartida, o aluguel de impressoras entra no lançamento das empresas como despesa e pode gerar desconto no imposto de renda. Além disso, não obriga a empresa a lançar os equipamentos como parte do ativo. A empresa pode pleitear junto a instituições financeiras maiores valores de empréstimos para outros ativos como veículos, softwares etc.
O aluguel requer gastos como as prestações mensais; por outro lado, não há a necessidade de fazer grandes investimentos de uma só vez, descapitalizando a empresa. Além disso, pode ser bem vantajoso se sua necessidade é temporária. Afinal, se você não for utilizar o bem após o término do projeto, para que comprá-lo?
Manutenção dos equipamentos de impressão
O alto custo com suporte técnico, a demora no atendimento técnico, o alto custo das peças e a indisponibilidade de insumos podem fazer seu parque de impressão ficar parado por vários dias.
Por outro lado, alugando o equipamento, você não terá custos neste quesito. O contrato de outsourcing de impressão normalmente oferece a manutenção preventiva e corretiva nos equipamentos instalados. Além de fornecer os materiais de consumo do equipamento, não há custo adicional com toners, reveladores, cilindros etc.
A manutenção dos equipamentos é tarefa da prestadora de serviço, com técnicos capacitados a resolver paradas não programadas das impressoras em curto espaço de tempo.
Equipe de TI
Um parque de impressão que funcione com eficiência demanda alto conhecimento técnico e acompanhamento contínuo. Ao comprar uma impressora, a empresa delega a um colaborador as tarefas de configuração e manutenção desses equipamentos.
O custo desse colaborador deve ser levado em conta e incluso ao custo final de cada impressão, chamado também de custo total de propriedade.
Já em um contrato de outsourcing de impressão, o equipamento, a configuração, a manutenção e a troca de insumos serão responsabilidade do fornecedor. O departamento de TI da sua empresa não terá que ocupar tempo e recursos com configurações ou manutenção das impressoras locadas. Quanto menos tempo seus técnicos em TI perderem cuidando das impressoras, maior será a dedicação desses profissionais em tarefas necessárias.
Atualização dos equipamentos
A cada nova tecnologia, seu parque de impressão fica mais desatualizado e, em até 05 anos, seus equipamentos podem estar totalmente obsoletos. É impossível manter o parque de impressão atualizado sem constantes investimentos e, sem investimento, não é possível manter equipamentos ultrapassados produzindo com eficiência.
Com a locação, você não teria esse problema. A renovação do parque de impressão passa a ser natural e gradativa. Outro ponto a considerar é a redução no custo por impressão à medida que equipamentos de maior capacidade e tecnologia são adquiridos.
TBF Consultoria